サイボウズLiveのより便利な使い方

サイボウズLiveとは

プロジェクトを進めていると、複数人と情報共有できるシステムがほしくなります。
その中、私が愛用しているシステムはサイボウズLiveで、この記事ではサイボウズLiveのより便利な使い方について説明します。

このサービスには掲示板や共有フォルダといった機能があるため、必要な連絡やファイルの共有が簡単にできます。
非常に使い勝手が良く、私は様々なプロジェクトにおいて活用しており、すでにプロジェクト数は20個以上になっています。
スマートフォンのアプリもあるため簡単に情報を共有及び確認することができます。

https://live.cybozu.co.jp/

基本的な機能については説明の必要もないほど直感的に作られていて、使いやすいのですが、これから紹介する2つのTipsを知っているとより便利に使うことができるようになります。
掲示板に投稿した内容をメールで送信する方法と何度も来る投稿に関する通知を止める方法です。

掲示板に投稿した内容をメールで配信する

通常、掲示板に書かれている内容は、わざわざWebサイトにアクセスしないと内容を確認することができません。
しかし、サイボウズLiveの緊急連絡という機能を使うと、掲示板の投稿内容がメールで配信されます(トピックごとに設定できます)。
重要な内容をメールで配信してもらえることで、確認漏れを防ぐことができます。
以下の手順で、その緊急連絡の設定をすることができます。

1.メニューの「掲示板」をクリックする
2.「トピックを作成する」をクリックする

図1
3.詳細設定の「緊急連絡 (本文・コメントの書き込みと同時にメールで通知する)」のチェックボックスにチェックを入れる
4. タイトル、本文を書いて「書き込む」をクリックする

図2

これで、掲示板に投稿された内容がメールで通知されるようになります。
重要な連絡が終わり途中でメール送信をしなくてもよくなったら、以下の手順で変更することができます。

1. トピック内の「変更する」をクリックする

図3

2. 詳細設定の「緊急連絡 (本文・コメントの書き込みと同時にメールで通知する)」のチェックボックスを外す
3. 「変更する」をクリックする

図4

これで、緊急連絡の機能を止めることができます。
逆に、緊急連絡の機能をオンにしたい場合は、「トピックの変更」→「緊急連絡」のチェックボックスにチェックを入れれば、投稿内容がメールで送信されるようになります。

サイボウズから送られてくる重要でない通知を切る方法

初期設定だと、緊急連絡以外にもサイボウズLiveから投稿件数などさほど重要でない通知がメールで来ます。
ここで、初期設定だと重要でない場合でもメールが頻繁に来るため、グループに入っているメンバーがサイボウズLiveからのメールを見なくなり、情報の確認漏れが発生してしまう場合があります。

そこで、その頻繁に送信される重要でない通知メールを止めるのは重要で、以下の方法で止めることができます(緊急連絡の通知は来るのでご安心ください)。

1. 「アカウント」の「個人設定」をクリックする
2. 「新着メール通知」をクリックする(「予定メール通知」に関しても以後同様)
3. 「変更する」をクリックする(「予定メール通知」に関しても以後同様)

図5

4. 定期メール通知の「通知しない」をクリックする
5.「変更する」をクリックする

図6

こうすることで、緊急連絡のメールは届きますが、それ以外の重要でない通知は届かない設定となり、サイボウズLiveをより使いやすくなります。


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